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Support-Ende für Exchange Server in Pflegeeinrichtungen: Gebrauchtsoftware nutzen und Kosten senken

 

Der finanzielle Druck wächst: Pflegeeinrichtungen in Deutschland kämpfen mit wirtschaftlichen Herausforderungen. Der Fachkräftemangel ist längst nicht mehr das einzige Problem. Der Anteil pflegeintensiver Patientinnen und Patienten wächst – und damit auch der finanzielle Aufwand. Ein oft unterschätzter Faktor sind die IT-Kosten. Schon bald kommen auf viele Senioren- und Pflegeeinrichtungen weitere Kosten zu. Denn mit dem Ablauf des Supports für den Microsoft Exchange Server 2013 im April 2023 muss die IT wieder modernisiert werden.

Microsoft Exchange Server wird für die Verwaltung von E-Mails, Terminen, Kontakten und Aufgaben benötigt und kommt in praktisch jedem Unternehmen zum Einsatz, das Microsoft-Produkte wie das Office-Paket nutzt. Nach dem 11. April 2023 wird es jedoch bei Unregelmäßigkeiten im Betrieb keine Unterstützung mehr für die Anwender geben. Die Folge: Sicherheitslücken und lange Wartungsarbeiten im Fall von Störungen und Ausfällen. Klar ist: Es wird Zeit, zu wechseln. Um das Migrationsprojekt rechtzeitig abschließen zu können, empfiehlt sich eine frühzeitige Planung. Denn die Lizensierung von Software für ein Unternehmen ist alles andere als trivial und bedarf der Vorbereitung. Wer beim Wechsel auf eine neuere Exchange-Server-Version auf zweitverwertete Lizenzen setzt, finanziert intelligent und nachhaltig. Seriöse Gebrauchtsoftwarehändler bieten sowohl die Software als auch die passende Beratung.

Exchange Server 2016 und 2019 gebraucht verfügbar

Mit der Nutzung von gebrauchten Exchange-Server-Lizenzen lassen sich die Ausgaben signifikant senken, während bei einer Neuanschaffung Kosten von rund 400 Euro pro Stück anfallen – eine hohe Summe für die sowieso unter finanziellem Druck stehenden Pflegeeinrichtungen, die sich etwa der Anhebung der Mindestlöhne für Pflegekräfte ab September gegenübergestellt sehen.

Entscheidet sich ein Anwender für die Nutzung des Exchange-Servers 2016, erhält er bis Ende 2025 umfangreichen Support. Sorgen mit Blick auf den Funktionsumfang von zweitverwerteten Lizenzen muss sich niemand machen. Gerade die marktbeherrschenden Microsoft-Produkte sind zum größten Teil so ausgereift, dass Features, die in neuen Versionen hinzukommen, keinen wirklichen Einfluss auf den Arbeitsalltag der Anwender haben. Hinzu kommt: Die Qualität einer gebrauchten Lizenz steht Neuware in Nichts nach. Denn eine Software leistet immer die gleiche Arbeit.

Praxisbeispiel: Betreiber von Pflegeeinrichtungen für Senioren und Kliniken spart 60%

Viele Einrichtungen haben sich bereits für den Einsatz von Gebrauchtsoftwares entschieden. So unter anderem ein Betreiber von Kliniken und Pflegeeinrichtungen für Senioren aus Hessen, der 2020 seine Exchange Server der 2013er-Version durch gebrauchte 2019er-Lizenzen ersetzte. Auch das bis dato verwendete Microsoft-Office-Paket wurde durch gebrauchte Office-2019-Lizenzen abgelöst.

Mit finanziellem Erfolg: Das Unternehmen sparte 525.000 Euro, während Neuware knapp 900.000 Euro gekostet und das Budget finanziell stark belastet hätte. Stattdessen konnte die IT zu einem Preis von rund 350.000 Euro modernisiert werden. Mit einer Ersparnis von 60% konnten die Kosten also deutlich reduziert werden. Und das ohne Qualitätsverlust.

Eindeutige rechtliche Situation

Nicht nur hinsichtlich der Qualität, auch mit Blick auf die rechtliche Situation sind Beschaffung und Nutzung von gebrauchten Lizenzen unbedenklich, wie mehrfach juristisch von EuGH und BGH bestätigt wurde. Hintergrund ist, dass das Urheberrecht den entscheidenden Erschöpfungsgrundsatz beinhaltet: Dieser besagt, dass der Softwarehersteller seine Möglichkeiten, auf den weiteren Vertriebsweg seiner Software Einfluss zu nehmen, in dem Augenblick erschöpft hat, in dem er die Software in den Verkehr gibt, also in aller Regel an einen Softwarehändler oder direkt an den Endkunden verkauft.

Hierzu hat der Europäische Gerichtshof 2012 ein wegweisendes Urteil gesprochen: Egal ob auf einem physischen Datenträger oder per Download, der Handel mit gebrauchter Software ist legal. Gelegentlich zu findende Klauseln in Softwareverträgen, die den Weiterverkauf der Software verbieten, sind unwirksam. Spätestens mit der sogenannten „UsedSoft III“-Entscheidung des Bundesgerichtshofs (BGH) vom 11.12.2014 (Aktenzeichen I ZR 8/13) ist klar, dass der Handel mit gebrauchter Software in Deutschland weitgehend freigegeben ist.

Bedingung ist, dass sie vom Vorbesitzer innerhalb der EU als Originallizenz und zur zeitlich unbeschränkten Nutzung erworben wurde. Außerdem muss verbrieft sein, dass mit dem Verkauf der Software deren Nutzung auf Seiten des Vorbesitzers eingestellt wird. Idealerweise wird dies durch eine unabhängige externe Stelle bestätigt. Seriöse Anbieter von Gebrauchtsoftware handeln ausschließlich mit Lizenzen, die diese Voraussetzungen erfüllen und stellen die entsprechenden Nachweise zur Verfügung.

Fazit: Hohe Qualität und niedrige Kosten

Pflegeeinrichtungen in Deutschland stehen unter hohem wirtschaftlichem Druck. Eine noch immer zu wenig ausgeschöpfte Möglichkeit, die Ausgaben zu senken, ist die Anschaffung von Gebrauchtsoftware. Auf diese Weise lässt sich eine Menge Geld sparen. Die Qualität bleibt nach wie vor hoch – und das bei einer Ersparnis, die bis zu 70% betragen kann. Wichtig ist es dabei jedoch, mit verlässlichen und seriösen Partnern zusammenzuarbeiten. Entsprechende Gebrauchtsoftware-Anbieter können nicht nur die nötigten Nachweise über die Rechtmäßigkeit der gehandelten Lizenz vorlegen, sondern stehen auch jederzeit beratend zur Seite, wenn es zum Beispiel um Lizenzfragen oder Audits geht.