Gebrauchte Microsoft Windows Server CALs

Günstiger, legal und wie neu – gebrauchte Windows Server CAL

Microsoft Windows Server ist ein zuverlässiges und ausgereiftes Betriebssystem für Server, das von KMU ebenso eingesetzt wird wie von international tätigen Konzernen. Allerdings muss für einen rechtskonformen Betrieb nicht nur eine Lizenz für das Betriebssystem selber, sondern auch für dessen Nutzung erworben werden, eine sogenannte Windows Server CAL (Client Access License). Diese Lizenz muss für jeden Nutzer erworben und nachgewiesen werden, der auf den Server bzw. die dort installierten Dienste zugreift (User CAL für Windows Server). Alternativ kann eine Windows Server CAL auch für jedes Gerät erworben und genutzt werden, das Serverzugriff hat (Device CAL).

Weil das Thema Windows Server CALs nicht nur von IT-Laien oftmals als sehr komplex und kompliziert wahrgenommen wird, haben wir für Sie hier die wichtigsten Informationen rund um Windows Server CALs zusammengestellt. Sollten Sie noch weitere Fragen zum Thema Lizensierung haben, können Sie uns gerne kontaktieren.

Was ist eine Windows Server CAL?

Microsoft erhebt für die Lizensierung seiner Betriebssysteme für Server nicht nur eine Lizenzabgabe für das Betriebssystem, wie es z. B. bei Windows 10 oder 11 oder für Anwendungen der Office-Familie üblich ist. Vielmehr müssen Unternehmen für jeden Nutzer oder jedes Gerät eine Windows Server CAL License erwerben.

Eine CAL für Windows Server gilt jedoch immer nur für die Version von Windows Server, für die sie erworben wurde. Allerdings ist es möglich, z. B. mit einer Windows Server 2022 CAL auch auf ältere Windows Server-Versionen wie Windows Server 2019 oder 2016 zuzugreifen und diese zu nutzen. Ältere Versionen der Server-Software können also mit einer CAL für eine neuere Version benutzt werden. Im umgekehrten Fall ist hingegen eine komplette Neulizensierung erforderlich. Eine CAL Windows Server 2019 ist also nicht ausreichend, wenn im Unternehmen auf die aktuelle Version umgestellt wird. Stattdessen wird dann eine CAL für Windows Server 2022 gebraucht. Die Windows Server 2019 CAL kann in diesem Fall z. B. an Soft & Cloud verkauft werden, um die Kosten für die IT-Umstellung zu begrenzen.

Lizenzüberblick Windows Server CALs

Für Windows Server werden verschiedene CAL-Varianten angeboten: Eine Windows Server 2022 User CAL lizensiert einen Nutzer, der hiermit geräteunabhängig auf den Windows Server zugreifen kann. Die Lizenz wird also für einen konkreten und im System hinterlegten Nutzer erworben, wobei dieser dann über beliebig viele unterschiedliche Geräte auf den Server zugreifen und dessen Dienste nutzen kann.

Mit einer Microsoft Windows Server 2022 Device CAL wird hingegen der Zugriff durch ein bestimmtes Gerät auf den Server lizensiert, wobei es keine Rolle spielt, welche Nutzer dieses Gerät ansprechen.

Um es nochmal deutlich zu betonen: sowohl die User CAL als auch die Device CAL ist jeweils eine gültige und rechtskonforme Microsoft Windows Server CAL. Beide berechtigen jeweils dazu, zeitlich und quantitativ unbegrenzt auf den Server zuzugreifen und dessen Dienste zu nutzen – nur eben einmal als namentlich hinterlegter Benutzer und einmal als Gerät.

Wenn allerdings ein Mitarbeiter nicht nur im Büro auf einen Windows Server zugreift, sondern per Remote Desktop Services (RDS) auch über z. B. Terminalserver von unterwegs oder aus dem Home Office, reicht eine User CAL alleine nicht aus. Vielmehr muss in diesem Fall zusätzlich eine RDS User CAL erworben werden, die diesen externen Zugriff lizensiert. Auch hier gilt: die RDS CAL muss für die Server-Version gültig sein, mit einer Microsoft Windows Server 2019 RDS User CAL ist etwa kein Zugriff auf Windows Server 2022 möglich bzw. zulässig, da hierfür eine Windows Server 2022 RDS CAL für diesen Nutzer notwendig ist.

Technisch verhindern allerdings nur RDS Device CALs eine übermäßige Zuweisung, da sie – wie die RDS User CALs ebenfalls – auf dem Lizenzserver hinterlegt und zugeordnet werden. Dieser verhindert, dass sich zusätzliche Clients ohne gültige RDS Device CAL am RD-Sitzungshostserver anmelden können, was bei einer RDS User CAL durchaus möglich wäre, allerdings gegen die Lizenzvereinbarung mit Microsoft verstößt.

Welche Windows Server CALs sind für mein Unternehmen notwendig?

Grundsätzlich müssen die Zugriffe auf einen Microsoft Windows Server mit CALs lizensiert werden. Die CALs sind zeitlich unbeschränkt gültig und können, wenn sie nicht mehr benötigt werden, problemlos wieder verkauft werden. Dennoch sollten sich Unternehmen im Vorfeld Gedanken darüber machen, welche und wie viele CALs erforderlich sind, um eine Unterausstattung mit Lizenzen ebenso zu vermeiden wie die Anschaffung von zu vielen CALs, die dann Kapital binden, ohne für den rechtssicheren Serverbetrieb wirklich erforderlich zu sein.

Die Lizenzpolitik von Microsoft lässt Kunden die freie Wahl, ob sie CALs für ihre Netzwerkgeräte anschaffen oder für die jeweiligen Nutzer. Auch ein gemischter Einsatz von User CALs und Device CALs ist möglich und zulässig, allerdings nicht immer sinnvoll, da der Verwaltungsaufwand in der IT sich hierdurch erhöht. Zudem besteht bei einer solchen gemischten CAL-Struktur die generelle Gefahr der Überlizensierung, also des Erwerbs von mehr CALs, als für das Unternehmen und die tatsächliche User- bzw. Device-Struktur erforderlich sind. Daher ist es ratsam, sich für ein Lizenzmodell zu entscheiden und dieses konsequent im Unternehmen zu nutzen.

Die Nutzung von User CALs ist immer dann empfehlenswert, wenn im Unternehmen mehr netzwerkfähige Geräte als Nutzer vorhanden sind. Da immer mehr Geräte in ein Netzwerk eingebunden werden können und Netzwerkfunktionen nutzen, ist die Windows Server User CAL besonders für kleine Unternehmen die wirtschaftlich günstigere Variante. Multifunktionsgeräte, Netzwerkdrucker, Scanner, Mailserver oder eine serverbasierte Zeiterfassung benötigen jeweils eine eigene Device CAL, und wenn es sich hierbei um Geräte handelt, die auch per RDS angesteuert werden, sind zusätzlich auch die entsprechenden RDS Device CALs notwendig. Übersteigt die Anzahl dieser Geräte die Anzahl der Mitarbeiter (denken Sie hierbei auch an bereits geplante Investitionen im Bereich IT), sollten Sie sich für die Anschaffung von User CALs entscheiden.

Geräte CALs sind hingegen für Unternehmen geeignet, in denen es mehr Nutzer als Geräte gibt. Ein typisches Beispiel hierfür sind zentrale Arbeitsplätze im Betrieb, die in mehreren Schichten von wechselnden Mitarbeitern bedient werden. Auch Unternehmen, die einen großen Pool von Arbeitskräften in Teilzeit oder als Minijob-Basis nutzen, sind mit Geräte CALs oft besser bedient, da andernfalls für jeden Mitarbeiter eine eigene User CAL erworben und verwaltet werden müsste.

Bei den RDS CALs ist ebenfalls eine gemischte Nutzung von User CALs und Device CALs möglich. Da diese jedoch auf dem Lizenzserver hinterlegt und zugeordnet werden müssen, raten wir unseren Kunden dazu, sich für einen Lizenztyp zu entscheiden. Das verursacht weniger administrativen Aufwand und vermeidet Über- oder Unterlizensierungen und die sich hieraus potenziell ergebenden Probleme. Sie können zudem fehlende Lizenzen in jeder benötigten Anzahl schnell und kostengünstig bei Soft & Cloud nachordern, um etwa für ein anstehendes Audit durch Microsoft eine erkannte Lizenzlücke zu schließen und so weitere Konsequenzen zu vermeiden.

Wir raten unseren Kunden grundsätzlich, beim Erwerb einer Microsoft Windows Server Lizenz auch direkt eine ausreichende Menge von CALs zu kaufen. Sie können diese jederzeit und in jeder benötigten Anzahl zu günstigen Preisen bei Soft & Cloud erwerben und so schnell Lizensierungslücken in Ihrem Unternehmen schließen.

Fazit: Ohne Windows Server CALs geht es nicht – sparen Sie daher mit gebrauchten CALs von Soft & Cloud

Um Microsoft Windows Server legal und auditsicher zu betreiben, müssen Sie Ihre Mitarbeiter oder Geräte mit gültigen CALs ausstatten. Damit Sie dennoch die IT-Kosten im Griff behalten, können Sie gebrauchte User oder Device CALs für Windows Server 2019 und andere Server-Versionen bei Soft & Cloud zu deutlich günstigeren Konditionen erwerben. Die CALs bieten den gleichen Lizenzumfang und werden bei Audits problemlos anerkannt. Es handelt sich dabei um originale Lizenzen, die Sie in gleicher Form auch direkt bei Microsoft einkaufen können – lediglich zu viel höheren Preisen.

Bei Soft & Cloud erhalten Sie CALs für die Microsoft Server 2016, 2019 und 2022 sowohl für User als auch für Geräte. Auch RDS CALs für User bzw. Geräte können wir Ihnen für diese Server-Versionen anbieten.

Es handelt sich in jedem Fall um gültige und von Microsoft ausgestellte Lizenzen, die wir weltweit einkaufen und dann zu deutlich günstigeren Preisen anbieten. Da es sich um Lizenzen handelt, die solange gültig sind, wie der entsprechende Server von Microsoft unterstützt wird, müssen Sie sich keine Gedanken um Abnutzung, Verschleiß o. Ä. machen – denn wie gebrauchte Software altern auch CALs nicht, büßen keine Funktionen ein und verändern sich qualitativ nicht beim An- oder Verkauf.

Häufige Fragen und Antworten

Wie viele Windows Server CALs benötige ich?

Für jeden User brauchen Sie eine Microsoft Windows Server User CAL oder für jedes Gerät eine Device CAL. Daher lohnt es sich, zunächst in einem internen Audit zu ermitteln, ob es mehr netzwerkfähige Geräte im Unternehmen gibt (dann wären User CALs günstiger), oder mehr Nutzer, die auf den Server zugreifen.

Wie überprüfe ich meine Windows CAL?

Ob Sie ausreichend CALs für Ihr Unternehmen lizensiert haben, können Sie entweder durch manuelle Erfassung von Usern, Geräten und Zugriffen ermitteln. Alternativ können Sie auch Software zur Lizenzverwaltung nutzen, die teilweise zur Grundausstattung von Windows Server gehört oder durch Drittanbieter entwickelt und vertrieben wird.