Gebrauchte Client Access Licences

Rechtssicher und günstig: Microsoft CAL von Soft & Cloud

Eine Client Access License oder kurz: (Microsoft) CAL ist die Zugriffslizenz, die für direkte oder indirekte Zugriffe auf einen Microsoft Server erforderlich ist, auch wenn der Server selber (bzw. das Serverbetriebssystem) bereits lizensiert ist.

Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen ist es eine organisatorische und finanzielle Herausforderung, die Microsoft CAL Lizenzen bei allen betrieblichen Veränderungen – z. B. decem Wechsel von Hardware oder Virtualisierungen – stets auf dem aktuellen Stand zu halten und notwendige Nachlizensierungen ebenso zeitnah vorzunehmen wie die Kündigung von nicht mehr erforderlichen CAL Lizenzen bei Microsoft.

Wofür steht CAL?

Eine Client Access Licence ist eine Clientzugriffslizenz, also eine Gebühr, die einem Nutzer bzw. Gerät das Recht gibt, auf einen Server zuzugreifen. Bei Microsoft sind CALs ein elementarer Teil des Lizenzmodells für Microsoft-Server. Sie sind, neben der jeweiligen Softwarelizenz für den Betrieb des Servers, für einen rechtskonformen Geschäftsbetrieb erforderlich. Eine ausreichende Anzahl an CALs ist also die Voraussetzung dafür, dass Sie und Ihre Mitarbeiter (mit User CALs) bzw. Clients (mit Device CALs) Microsoft Server rechtskonform und auditsicher betreiben können.

Was ist eine Microsoft CAL?

Eine Microsoft CAL Licence ist für jeden Nutzer und jedes Gerät erforderlich, der oder das direkt oder indirekt auf einen Server mit Microsoft-Serverbetriebssystem zugreift. Bei der Microsoft CAL Lizenzierung sind verschiedene Lizenzmodelle und CALs möglich, je nachdem, welche Server-Infrastruktur im Unternehmen eingesetzt wird, z. B. Windows-Server, Exchange-Server oder SQL-Server. Ebenso ist für Remote Desktop Services (RDS) eine Microsoft RDS User CAL erforderlich.

Eine Microsoft RDS CAL muss vor der Anlage bzw. Freischaltung eines neuen Nutzers bzw. Clients explizit hinterlegt werden. Erst dann kann eine Verbindung mit einem RDS-Sitzungshost oder Terminalserver hergestellt oder über Lösungen von Drittanbietern auf den Windows Desktop oder eine installierte Anwendung zugegriffen werden.

Das Microsoft CAL Pricing sieht eine dauerhafte Nutzung von CALs vor. Die Lizenzen laufen nicht ab und müssen nicht kostenpflichtig verlängert werden. Das bedeutet zum einen, dass Sie neue CALs nur dann erwerben müssen, wenn Sie einen Microsoft Server aktualisieren. Außerdem können Sie CALs, die Sie nicht mehr länger benötigen – etwa aufgrund von strukturellen Veränderungen im Unternehmen – problemlos wieder veräußern.

Da es bei vielen Microsoft Servern Wahlmöglichkeiten für die Lizensierung gibt, sollten Sie im Vorfeld genau abwägen, welche CALs und wie viele davon Sie in Ihrem Unternehmen benötigen. Sie können CALs jederzeit ergänzen, was unter anderem beim Einstellen neuer Mitarbeiter, bei Virtualisierungen im Unternehmen oder Änderungen am Hardware-Pool erforderlich ist. Ebenso können Sie CALs, die Sie sicher nicht (mehr) benötigen, einfach wieder verkaufen und so die Kosten für Ihre IT verringern. CALs sind zeitlich unbefristet gültig und unterliegen keinerlei Abnutzung oder Alterung. Auch deswegen ist es sinnvoll, Microsoft CALs nicht beim Hersteller selber zu kaufen (wo sie deutlich teurer sind), sondern bei Soft & Cloud. Hier müssen Sie deutlich weniger zahlen und bekommen rechts- und auditsichere Originallizenzen – ohne Einschränkungen im Leistungsumfang.

Welche CAL-Modelle gibt es?

Grundsätzlich steht eine CAL von Microsoft in unterschiedlichen Varianten zur Auswahl. Eine Microsoft User CAL ermöglicht den Server-Zugriff für einen Nutzer auf jedem beliebigen Endgerät. Ein Microsoft Device CAL ist an ein bestimmtes Gerät gebunden, mit dem jeder Nutzer im Unternehmen auf den Server zugreifen kann. RDS CALs sind für Remote-Zugriffe wie Terminalserver erforderlich – auch dann, wenn z. B. ein Nutzer bereits für den Serverzugriff im Büro mit einer User CAL ausgestattet ist. Für Microsoft SQL Server sind zudem auch sogenannte 2Core CALs erhältlich, die nicht die zugreifenden Geräte oder Benutzer lizensieren, sondern die Serverhardware selbst. Die Lizensierung erfolgt hier also pro Kern (= Core) des Servers.

Device CAL – ein Gerät, verschiedene Benutzer

Eine Device CAL bindet die Lizenz an ein Gerät, das dafür von allen Mitarbeitern genutzt werden kann. Diese Form der Lizensierung ist immer dann die beste Wahl, wenn wechselnde Mitarbeiter, z. B. in Teilzeit oder Schichtdienst, über einen festen Pool von Hardware (z. B. zentrale Arbeitsstationen oder lokale Etikettendrucker) Clientverbindungen mit einem Microsoft-Server aufbauen.

User CAL – ein Nutzer, verschiedene Geräte

Microsoft Server User CALs sind das genaue Gegenteil der Geräte-Lizenzen, weil hier für jeden Benutzer eine eigene CAL benötigt wird. Der Nutzer kann dann auf beliebigen Geräten (z. B. Desktop-PC, Smartphone, Drucker etc.) Clientverbindungen aufbauen und Serverdienste nutzen. Weil User CALs nicht (dauerhaft) personalisiert werden, sind sie bei personellen Veränderungen im Unternehmen übertragbar.

Gemischte CALs (User und Device)

Beim Microsoft CAL Licensing ist auch eine gemischte Lizensierung möglich, also die Nutzung von User- und Device-CALs. Hierdurch können Unternehmen Microsoft CALs sehr flexibel einsetzen. Allerdings ist dieses Vorgehen in der Regel nicht empfehlenswert, weil es den administrativen Aufwand deutlich erhöht: Bei jedem Audit müssen Sie nachweisen können, dass alle auf den Server zugreifenden Nutzer und Geräte über eine CAL verfügen – und das ist bei gemischten CALs eben deutlich schwieriger. Alternativ können Sie natürlich auch zusätzliche CALs erwerben. Das ist jedoch mit zusätzlichen Kosten verbunden, die Sie bei einer bedarfsbezogenen Lizensierung (nur User bzw. Device CALs) vermeiden können.

Wann brauche ich welchen Typ CAL?

Die Entscheidung, ob User CALs oder Device CALs die wirtschaftlich sinnvollere, weil günstigere Option, darstellen, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Die Lizenzbedingungen von Microsoft sehen vor, dass für jedes Gerät bzw. jeden Nutzer eine CAL vorhanden sein muss, und zwar für jeden Server, der mit einem Betriebssystem von Microsoft arbeitet.

Das gilt auch dann, wenn Sie verschiedene Microsoft Server im Unternehmen einsetzen. Denn für jeden Servertyp sind eigene CALs erforderlich, um nicht gegen die Lizenzvereinbarungen mit Microsoft zu verstoßen. Bei Soft & Cloud bieten wir Ihnen sowohl User CALs als auch Device CALs für verschiedene Arten und Versionen von Microsoft Servern, die Sie bei uns deutlich günstiger erwerben können als direkt von Microsoft. Das lohnt sich bereits bei der ersten CAL und spart umso mehr, je mehr Lizenzen Sie im Unternehmen benötigen. Auch RDS CALs sowie 2Core CALs für Microsoft SQL Server kaufen Sie bei uns als auditsichere Originallizenzen von Microsoft – nur eben zu einem viel günstigeren Preis.

Sie kaufen bei Soft & Cloud originale Lizenzen von Microsoft, mit denen Sie das Recht erwerben, auf den jeweils lizensierten Server zuzugreifen. Die Lizenzen sind zeitlich unbegrenzt gültig und entsprechen exakt den CALs, die Sie direkt bei Microsoft kaufen können. Der einzige Unterschied ist der Preis. Bei einem Audit sind bei Soft & Cloud gebraucht gekaufte Lizenzen ebenso zulässig und rechtlich gültig wie solche, die direkt bei Microsoft gekauft wurden. Es lohnt sich also, beim Einkauf von CALs auf den Preis zu achten und Lizenzen bei Soft & Cloud günstiger zu kaufen. So können Sie Ihr IT-Budget einhalten oder reduzieren und sind bei Audits auf der sicheren Seite.

Windows Server CALs

Windows Server ist ein leistungsstarkes und effizientes Betriebssystem für Server, das z. B. für Mail- oder Druckserver eingesetzt wird. Bei Soft & Cloud erhalten Sie Windows Server CALs zu besonders günstigen Konditionen sowohl das Betriebssystem (in den Versionen Windows Server 2016, Windows Server 2019 und der aktuellen Version Windows Server 2022) als auch die Microsoft Server CALs, die Sie für die Nutzung brauchen.

Exchange Server CALs

Microsoft Exchange Server ist eine zuverlässige Plattform für die Bereitstellung von Messaging-, und Kalenderverwaltung, Kontakte, Terminplanung und Kollaboration im Unternehmen. Voraussetzung für den Einsatz und Betrieb ist eine Microsoft Windows-Serverumgebung. Zudem ist auf Seite der Clients entsprechende Software erforderlich, z. B. Microsoft Outlook. Bei Soft & Cloud können Sie Lizenzen für Microsoft Exchange Server 2016 oder Microsoft Exchange Server 2019 gebraucht kaufen (jeweils als Standard- oder Enterprise-Ausführung). Die erforderlichen Exchange Server CALs (User CAL oder Device CAL) bieten wir ebenfalls gebraucht an. Damit können Sie Ihre Lizenzkosten dauerhaft reduzieren.

Microsoft SQL Server CALs

Microsoft SQL Server CALs sind ein Sonderfall. Sie werden unter anderem dafür eingesetzt, Web-Applikationen den Zugriff auf eine Microsoft SQL-Datenbank zu ermöglichen. Denn in diesem Fall ist eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen User oder Gerät nicht möglich – es sei denn, man würde die ganze Welt lizensieren. Aus diesem Grund ist für Microsoft SQL Server neben den bereits erläuterten User CALs bzw. Device CALs (also Server + CAL) auch eine Lizensierung pro Server-Core möglich.

Eine Server + CAL-Lizensierung ist vor allem für kleine Unternehmen sinnvoll, denn die Kosten für die Lizensierung des eingesetzten Server-Betriebssystems auf Nutzer- bzw. Gerätebasis sind deutlich geringer als eine Per Core-Lizenz für den Server. Bei diesem Lizenzmodell (2Core) werden jeweils 2 Prozessorkerne lizensiert; pro physischem Prozessor des Servers sind allerdings mindestens 4 Kerne zu lizensieren. Wenn Sie z. B. einen Server mit 2 Prozessoren und jeweils 8 Kernen betreiben, benötigen Sie bei der Core-basierten Lizensierung insgesamt 8 2Core-Lizenzen.

Dieses Lizenzmodell ist daher insbesondere für größere Unternehmen empfehlenswert, in denen viele Mitarbeiter oder Geräte gleichzeitig auf den Server zugreifen. Ab einer gewissen Größe ist es günstiger, die Cores lizensieren zu lassen als die Users bzw. Devices.

Wenn auf den Microsoft SQL Server auch per Web-Applikation zugegriffen wird (z. B. über einen vom Unternehmen selber betriebenen und gehosteten Webshop oder Serviceportal), ist immer eine 2Core-Lizensierung notwendig – unabhängig von der Unternehmensgröße. Allerdings sind in diesem Fall die vorher eingekauften User-/Device CALs nicht mehr erforderlich und können an Soft & Cloud verkauft werden.

Microsoft Remote Desktop Services CALs

Bei einer Microsoft RDS CAL Licence pro Gerät werden die Lizenzen jedem Gerät physisch zugewiesen. Die CALs werden vom Lizenzserver nachverfolgt, unabhängig von der Active Directory-Mitgliedschaft. Dabei besteht kein Risiko der übermäßigen Zuweisung von RDS CALs: Sobald alle verfügbaren Lizenzen auf dem Lizenzserver aufgebraucht wurden, können sich keine weiteren Clients an einem Remote Desktop-Sitzungshostserver anmelden.

Bei einer an den Benutzer gebundenen Microsoft RDS CAL Lizenz wird die Lizenz dagegen im Active Directory zugewiesen und wie eine Geräte CAL vom Lizenzserver nachverfolgt. Diese RDS-Lizenzen sind aber nicht innerhalb einer Arbeitsgruppe nachverfolgbar und können nicht widerrufen werden. Allerdings besteht die Möglichkeit, eine Lizenz wieder freizugeben, nachdem der Nutzer eine bestimmte Zeit lang inaktiv war, und sie anschließend auf einen anderen Nutzer zu übertragen.

Fazit: CALs und RDS CALs sind für einen rechtskonformen Betrieb von Microsoft Servern absolut notwendig

Wenn Sie einen oder mehrere Serverbetriebssysteme von Microsoft einsetzen, müssen Sie neben einer Lizenz für das jeweilige Programmpaket auch eine ausreichend Anzahl von Microsoft CALs erwerben. Wenn Ihr Unternehmen im Rahmen eines IT-Audits durch Microsoft überprüft und dabei feststellt, dass Sie nicht genug User/Device CALs besitzen, kann das teuer werden. Denn dann müssen Sie die fehlenden CALs zu den höheren Preisen von Microsoft erwerben.

Besser, weil günstiger, sind gebrauchte Microsoft CALs von Soft & Cloud, die Sie bei uns in jeder Variante, für jedes Microsoft Server-OS und in jeder gewünschten Anzahl bekommen. Es handelt sich um originale CALs von Microsoft, die wir u.a. als Rückläufer von Kunden einkaufen. Dort waren die CALs nicht mehr erforderlich, weil die Kunden z. B. auf eine neuere Version des Betriebssystems gewechselt oder strukturelle Veränderungen im Betrieb vorgenommen haben. Dieses Vorgehen ist rechtlich zulässig und nicht unüblich. Unter anderem ermöglicht es kleinen und mittleren Unternehmen, professionelle, ausgereifte und leistungsstarke Server-Software einzusetzen und zu nutzen.

Häufige Fragen und Antworten

Wann werden Server CALs benötigt?

Wenn Sie einen Microsoft SQL Server einsetzen, müssen Sie für diesen eine ausreichende Anzahl von CALs erwerben. Beim SQL Server Standard sind sowohl einzelne User/Device CALs oder als 2Core CALs möglich, bei der SQL Server Enterprise-Version ist eine CAL-Lizensierung ausschließlich über „Pre Core Licensing“, also als Lizensierung pro Core, möglich.

Wie funktionieren Benutzer CALs?

Eine Benutzer CAL bzw. User CAL ist eine Lizenz für einen Microsoft Server, die es ermöglicht, dass ein namentlich benannter Nutzer auf den Server zugreift und ihn nutzt. Die Lizensierung der Zugriffe erfolgt also auf Nutzerbasis; eine Beschränkung der hierfür genutzten Geräte besteht nicht.

Wie funktionieren Geräte CALs?

Geräte CALs bzw. Device CALs lizensieren die Nutzung eines bestimmten Gerätes, das in einem Unternehmensnetzwerk auf einen Microsoft Server zugreift und Dienste auf dem Server nutzt. Ein Beispiel dafür ist ein Netzwerkdrucker, der von verschiedenen Benutzern angesteuert und genutzt wird.