Ungenutzte Softwarelizenzen in Unternehmen

Sparpotenzial erkennen und nutzen

Unternehmen müssen weiterhin viel Geld in ihre IT investieren. Das bestätigt eine aktuelle Untersuchung des Beratungshauses Capgemini. Demnach rechnen die Teilnehmer, die für die Capgemini IT-Trends 2019 befragt wurden, wie schon in den vergangenen Jahren mehrheitlich (44,3 Prozent) mit einem steigenden Budget für ihre IT. Doch nicht überall stehen die finanziellen Mittel hierfür bereit. Oft müssen die Verantwortlichen möglichst sparsam mit dem vorhandenen Budget umgehen und können daher wichtige Modernisierungsmaßnahmen nicht oder nur verzögert umsetzen. Es liegt also nahe, sich nach Möglichkeiten zur Einsparung von IT-Kosten umzuschauen. Dabei sollten die schon im Unternehmen vorhandenen Werte nicht vergessen werden: ungenutzte Softwarelizenzen.

Angenommen, jemand benötigt ein neues Auto – das Alte fährt zwar noch, ist aber vielleicht zu klein oder bietet nicht mehr den gewünschten Komfort. Derjenige wird sich nach einem Neuwagen umschauen, der seinen Bedürfnissen entspricht und diesen so günstig wie möglich kaufen. Was wird aus dem alten Wagen? Richtig, er wird weiterverkauft. So werden Teile der Kosten für den Neuwagen direkt refinanziert. Ein Vorgang, wie er täglich passiert und der sich auch auf Software-Lizenzen übertragen lässt.

Zusammenarbeit mit Gebrauchtsoftware-Händler birgt doppeltes Sparpotenzial

Es gibt verschiedene Gründe dafür, dass Unternehmen im Besitz von ungenutzter Software sind. So entstehen bei Fusionen Redundanzen, gerade bei Standardanwendungen ist dies häufig der Fall: Die beteiligten Unternehmen bringen jeweils die sich in ihrem Besitz befindlichen Lizenzen mit in den Zusammenschluss ein. Handelt es sich um Software, die von beiden fusionierenden Unternehmen genutzt wird, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, am Ende mit überschüssigen Lizenzen dazustehen. Weitere Beispiele für Anlässe, die nicht mehr benötigte Lizenzen hervorbringen, sind Stellenabbau oder Insolvenzen. Eine der häufigsten Ursachen ist aber schlicht die Migration von einer zur nächsten Version einer Lösung. Soll also beispielsweise das MS Office-Paket in aktuellerer Version angeschafft werden, wird die vorherige Variante nicht mehr benötigt.

An dieser Stelle sollten IT-Verantwortliche über die Zusammenarbeit mit einem Händler für gebrauchte Software nachdenken. Denn hier entstehen gleich mehrere Chancen, viel Geld einzusparen: Nicht immer macht es Sinn, die allerneueste Office-Version einzukaufen, denn im Normalfall werden die darin enthaltenden neuen Funktionen gar nicht benötigt. Unternehmen, die etwa von Office 2013 auf eine neuere Version umsteigen möchten, könnten durch den Einkauf von gebrauchten 2016er-Lizenzen bis zu 70 Prozent gegenüber dem Preis für Office 2019 einsparen. Gebrauchtsoftware-Händler haben zudem meist noch Verwendung für die nicht mehr genutzten Lizenzen und kaufen diese daher auf. Zur Ersparnis von 70 Prozent kommt also der Erlös, der durch die Inzahlungnahme der 2013er-Lizenzen entstanden ist. Das gleiche Verfahren wird einige Jahre später, wenn die nächste Migration ansteht, einfach erneut angewendet.

Voraussetzungen für den Verkauf ungenutzter Software

Natürlich verlieren alte Softwarelizenzen auch für Händler von Gebrauchtsoftware mit der Zeit an Wert. In der Regel sollte eine Lizenz nicht älter als fünf Jahre sein, um wieder einen Abnehmer zu finden. Doch woher weiß ein Unternehmen, ob und wie viele ungenutzte Softwarelizenzen es besitzt? Schon in relativ kleinen Unternehmen kann die Beantwortung dieser Frage zu Schwierigkeiten führen. Wie viele Arbeitsplätze existieren und wie viele davon sind mit dem entsprechenden Produkt ausgerüstet? Wer hat Zugriff? Nicht jedes Unternehmen verfügt über Fachkräfte, die diese Fragen final klären können. Führende Gebrauchtsoftware-Händler stehen hier beratend zur Seite. Ebenso unterstützen sie dabei, die Voraussetzungen zu schaffen, damit der Verkauf der Lizenzen rechtskonform vonstattengeht. Denn: Auch wenn der Handel mit gebrauchter Software zweifelsfrei legal ist, gelten bestimmte Bedingungen. So muss es sich um Kauf-Lizenzen handeln, die ursprünglich innerhalb des europäischen Wirtschaftsraumes verkauft wurden. Zudem müssen Verkäufer bestätigen, dass sie die Software nicht mehr nutzen. Mit der entsprechenden Hilfe durch einen vertrauenswürdigen Anbieter für gebrauchte Software stellt die Erfüllung dieser Bedingung jedoch keine große Hürde dar.

Ein altes Sprichwort besagt: „Das Geld liegt auf der Straße“. Dahinter steht die Überzeugung, dass es viele einfache Wege gibt, um Geld zu verdienen. Voraussetzung ist allerdings, dass man diese Gelegenheiten auch erkennt. Eine davon bietet der Verkauf von nicht mehr genutzten Software-Lizenzen. Denn dort, wo neue Software angeschafft wird, wurde normalerweise zuvor eine Vorgängerversion eingesetzt. Diese wird nun für das betreffende Unternehmen nutzlos, jedoch nicht automatisch auch wertlos. Denn schließlich stehen Gebrauchtsoftware-Händler bereit, um die Lizenzen aufzukaufen. In dem Fall liegt das Geld also nicht auf der Straße, sondern lagert in Form von ungenutzter Software auf den Unternehmens-Servern. Es gilt also, diese zu Geld zu machen. Das alte Auto würde schließlich auch niemand einfach in seiner Garage verrosten lassen.