IT PROCUREMENT SERVICES

Para una gestión de licencias rentable y preparada para el futuro

Las licencias de software suponen un gasto considerable para muchas empresas. Las subidas de precios, los nuevos modelos de licencia y los cambios en las condiciones contractuales dificultan el control de los costes y la planificación a largo plazo de los presupuestos de TI. A menudo, los contratos vigentes, las estructuras de licencias y las adquisiciones previstas encierran un potencial económico que no se aprecia sin un análisis específico.

En el marco de nuestros servicios de adquisición de TI, analizamos su situación en materia de licencias y contratos de forma objetiva e independiente de los fabricantes, identificamos el potencial de ahorro y, a partir de ahí, elaboramos recomendaciones concretas para su adquisición de TI. Como socio independiente especializado en la gestión optimizada de costes de las licencias, orientamos nuestras recomendaciones de forma coherente a los requisitos y objetivos de su empresa.

SITUACIÓN INICIAL

Presión actual para tomar decisiones en la adquisición de soluciones de TI

Ante las próximas renovaciones de contratos, los nuevos modelos de licencia o los proyectos de adquisición de mayor envergadura, es necesario evaluar numerosos requisitos, condiciones y opciones. Al mismo tiempo, los responsables de TI se ven sometidos a la presión de reducir costes, garantizar la transparencia y tomar decisiones que cumplan con la normativa legal. Dado que las capacidades internas de las empresas suelen ser limitadas en este ámbito, surge el reto de tomar decisiones fundamentadas con repercusiones económicas, a pesar de la falta de tiempo, de conocimiento del mercado o de asesoramiento imparcial.

Aumento de las exigencias presupuestarias

Las subidas de precios, los modelos de suscripción y los compromisos con la nube se suman a unos presupuestos de TI que, a menudo, no crecen al mismo ritmo.

Elevada carga de trabajo interna

La evaluación de las necesidades, la comparación de ofertas y las negociaciones consumen recursos tanto en el departamento de TI como en otros departamentos implicados.

Mercado de licencias complejo

Productos de software, las condiciones de las licencias y el marco comercial cambian constantemente y requieren un análisis en profundidad.

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EVOLUCIÓN DE LOS COSTES

Aumento de los costes con el mismo volumen

Desde el 1 de octubre, en el programa Cloud Solution Provider se aplica un recargo del 5 % a las suscripciones de servidor con duración anual y pago mensual, por ejemplo, para Windows Server y SQL Server. Para los clientes actuales, el cambio entrará en vigor con la próxima renovación.

El cinco por ciento adicional se debe únicamente a la forma de pago elegida. Con unos gastos anuales de 200 000 euros en Windows Server y SQL Server, esto supone, a partir de la próxima renovación, 10 000 euros de costes adicionales al año, sin que varíe el alcance de la licencia. Extrapolado al año, esto equivale a un tipo de interés superior al diez por ciento.

«Estas partidas figuran en muchos contratos, pero solo llaman la atención si alguien las calcula antes de firmar».
Philipp Mutschler, director general de Soft & Cloud GmbH

Información contrastada antes de la próxima adquisición

Sin una evaluación periódica, a menudo no queda claro si los contratos vigentes siguen ajustándose a las necesidades reales o si existen alternativas más rentables. Nuestros servicios de adquisición de TI intervienen precisamente en este punto y le ayudan a evaluar las estructuras de licencias y contratos existentes, independientemente de los distintos fabricantes, y a preparar con fundamento las próximas decisiones de adquisición.

Para ello, combinamos un profundo conocimiento en materia de licencias con una dilatada experiencia en adquisición y negociación. A partir de sus datos sobre contratos, licencias y uso, evaluamos los parámetros relevantes de las licencias y le presentamos opciones concretas de actuación y negociación. De este modo, dispondrá de una base sólida para la toma de decisiones, sin necesidad de destinar recursos internos adicionales a un análisis exhaustivo.

La decisión sobre cómo proceder en adelante recae íntegramente en usted. Además, su relación actual con el proveedor no sufrirá ningún cambio, al tiempo que recibirá orientación adicional para evaluar las ofertas, las opciones contractuales y los posibles pasos a seguir.

NUESTROS IT PROCUREMENT SERVICES

Sus ventajas de un vistazo

Mayor transparencia

Aportamos transparencia en materia de contratos, modelos de licencia y posibilidades de optimización.

Costes de TI optimizados

Identificamos posibilidades de ahorro y optimizamos sus costes de TI de forma específica.

Mejores decisiones de inversión

Sentamos las bases para tomar decisiones rentables en materia de licencias y adquisiciones.

Mayor poder de negociación

Evaluamos las ofertas de forma objetiva y reforzamos su posición en las negociaciones contractuales.

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ALCANCE DE LOS SERVICIOS

Preparación estructurada para su renovación

El eje central de nuestros servicios de adquisición de TI, independientes del fabricante, es la preparación estructurada de las próximas renovaciones de software. Para ello, analizamos, entre otros aspectos, las necesidades reales, las vías de adquisición existentes, los modelos contractuales, las condiciones económicas generales y las posibles alternativas. También se tienen en cuenta en la evaluación las condiciones del mercado, las dependencias respecto a los proveedores y los requisitos normativos y de documentación.

Partiendo de esta base, comparamos las posibles opciones de actuación, evaluamos sus repercusiones económicas y tenemos en cuenta las necesidades futuras en materia de licencias, así como la hoja de ruta prevista para las tecnologías de la información. El análisis sintetiza estas perspectivas en una evaluación estructurada, de la que se derivan, en la siguiente fase, resultados concretos para la planificación futura de las adquisiciones y renovaciones.

Comprender la situación inicial

Análisis del panorama actual de contratos y licencias, así como de los objetivos estratégicos.

Evaluar las opciones

Evaluación de los modelos pertinentes, las opciones contractuales y las repercusiones económicas.

Elaborar recomendaciones de actuación

Elaboración de una base fundamentada para la toma de decisiones, que incluya opciones de actuación concretas.

Acompañar en la toma de decisiones

Apoyo en las negociaciones y en la implementación satisfactoria de la estrategia elegida.

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Sourcing Insight

Microsoft modifica sus modelos contractuales y de facturación, Adobe ajusta sus precios y planes, Atlassian impulsa la transición a la nube y Autodesk apuesta por modelos de licencia basados en el número de usuarios. Para las empresas, esto significa que las condiciones marco cambian constantemente y pueden tener repercusiones directas en las próximas decisiones de adquisición.

Aquí es precisamente donde entra en juego Sourcing Insight. La oferta de análisis de IT Procurement Services le ayuda a contextualizar las novedades relevantes de Microsoft, Adobe, Atlassian y Autodesk, y a preparar su adquisición concreta con una base sólida. Para ello, se tienen en cuenta tanto los contratos, las licencias y las estructuras de costes existentes como las condiciones económicas actuales.

Sus resultados de un vistazo:

Visión general transparente de contratos, licencias y costes

Potencial de ahorro y optimización identificado

Objetivos claros y posiciones de negociación

¿Qué es Sourcing Insight? 

Sourcing Insight es un servicio de análisis que forma parte de los Servicios de Adquisición de TI. Le ayuda a evaluar las próximas adquisiciones desde el punto de vista económico y de las licencias, a identificar los factores de coste relevantes y a preparar sus próximos pasos con fundamento.

¿Para qué fabricantes está disponible Sourcing Insight?

Actualmente, Sourcing Insight está disponible para Microsoft, Adobe, Atlassian y Autodesk. Para ello, se tienen en cuenta las estructuras de licencias, contratos y costes específicas de cada fabricante.

¿Qué estructuras de contratos, licencias y costes se tienen en cuenta en Sourcing Insight?

Se tienen en cuenta las condiciones contractuales, los modelos de licencia, los datos de uso y las estructuras de costes relevantes para su adquisición concreta. Dependiendo del fabricante y de la situación inicial, el análisis puede centrarse en diferentes programas y condiciones comerciales.

¿Cuándo resulta conveniente utilizar Sourcing Insight?

Sourcing Insight resulta especialmente adecuado antes de adquisiciones inminentes, renovaciones o modificaciones contractuales. Especialmente en el caso de modelos de licencia más complejos o de condiciones modificadas, el análisis ayuda a evaluar con antelación las repercusiones económicas.

¿Qué resultados obtiene con Sourcing Insight?

Obtendrá una visión general transparente del contrato, las licencias y los costes, así como del potencial de ahorro y optimización identificado, además de objetivos claros y posiciones de negociación para futuras adquisiciones.

SOFT & CLOUD

Su socio independiente para una gestión de licencias con costes optimizados

Soft & Cloud ayuda a las empresas a optimizar los costes de TI y a desarrollar estratégicamente la gestión de licencias. Gracias a nuestra dilatada experiencia, nuestros conocimientos especializados en materia de licencias y nuestros procesos certificados por TÜV, sentamos las bases para la toma de decisiones objetivas en todo lo relacionado con las licencias de software, los contratos y las estrategias de adquisición.

Además de las licencias de Microsoft para instalaciones locales y las soluciones complementarias en la nube, nuestra cartera de servicios también incluye nuestros servicios independientes de adquisición de TI. La transparencia, la seguridad jurídica y de auditoría, así como el cumplimiento normativo, constituyen la base de nuestro trabajo.

¿Qué se entiende por «servicios de adquisición de TI»?

Por «servicios de adquisición de TI» se entiende el apoyo profesional en la adquisición de recursos de TI, es decir, hardware, software, servicios en la nube y prestaciones de servicios. Soft & Cloud se centra, con independencia del fabricante, en las licencias de software, las suscripciones a la nube y los contratos correspondientes. Como socio integral para la gestión de licencias, Soft & Cloud le ayuda, mediante un análisis específico de su situación en materia de licencias y contratos, a descubrir posibilidades de ahorro no aprovechadas, a reducir el coste total de propiedad (TCO) y a preparar de forma óptima las próximas renovaciones de software.

¿Cómo se preparan las próximas renovaciones de software de forma estructurada y optimizando los costes?

La preparación estructurada de las próximas renovaciones de software requiere un análisis exhaustivo de las necesidades reales de licencias, los modelos contractuales existentes (como Microsoft EA, MCA-E, MPSA o CSP) y las alternativas económicas.

Importante: Microsoft ha eliminado, con efecto a partir del 1 de noviembre de 2025, los niveles de precios basados en el volumen (B-D) para los servicios en línea como Microsoft 365 en los programas EA y MPSA. Por lo tanto, en la próxima renovación o en la adquisición de servicios en línea que aún no estén incluidos en el contrato vigente, se aplicará el precio de catálogo (nivel A) a casi todos los clientes comerciales, independientemente del tamaño de la empresa. Las mejores condiciones ya no se derivan automáticamente del volumen, sino que deben negociarse. Al mismo tiempo, la comparación de las vías de adquisición, por ejemplo, EA frente a CSP, cobra mayor importancia. Lo ideal es comenzar los preparativos varios meses antes de que finalice el contrato.

En el marco de los servicios de adquisición de TI de Soft & Cloud, evaluamos todas las opciones teniendo en cuenta su hoja de ruta de TI prevista y las condiciones del mercado. De este modo, se crea una base sólida para la toma de decisiones que le permitirá reducir costes y preparar de forma óptima las negociaciones de renovación.

¿Qué servicios se incluyen en los servicios de adquisición de TI de Soft & Cloud?

Nuestro servicio de adquisición abarca el análisis independiente de sus contratos de software actuales, la evaluación del coste total de propiedad (TCO) de escenarios de licencia alternativos, la elaboración de recomendaciones concretas de actuación y la preparación de sus negociaciones contractuales. Para ello, tenemos en cuenta, entre otros, los acuerdos EA, MPSA, MCA-E y CSP de Microsoft, así como los acuerdos de servidores, de nube y de Microsoft 365. Obtendrá transparencia sobre los contratos, las licencias y los costes, así como una base fiable para la toma de decisiones, sin que ello afecte a sus relaciones actuales con los proveedores.

¿Qué no forma parte del alcance de los servicios de consultoría de adquisición de TI de Soft & Cloud?

El servicio de asesoramiento de Soft & Cloud se centra exclusivamente en el ámbito de las licencias de software y las suscripciones en la nube, así como en los contratos de software correspondientes. Las siguientes áreas quedan expresamente excluidas de nuestros servicios de adquisición de TI:

Costes de hardware: no se ofrece asesoramiento ni servicios de adquisición en relación con hardware de servidores, clientes, infraestructura de red o equipos de trabajo.
Costes de personal: no se ofrece análisis ni optimización de las capacidades internas de personal, tarifas por hora ni tarifas diarias de proveedores de servicios externos.
Costes de procesos y organización: no se ofrece asesoramiento general sobre procesos de TI ni reestructuración operativa de los procesos de gestión de servicios de TI.

¿Para qué empresas son adecuados los servicios de adquisición de TI?

Nuestros servicios de adquisición de TI son especialmente adecuados para empresas medianas que se enfrentan a una renovación de contrato, una adquisición importante de licencias o un cambio en su estrategia de licencias. Resultan especialmente útiles cuando las capacidades internas son limitadas y se necesita una evaluación imparcial de las distintas opciones contractuales y de adquisición.

¿Lleva a cabo Soft & Cloud las negociaciones con los fabricantes de software o con los socios?

No, la empresa es la encargada de llevar a cabo las negociaciones. Nosotros preparamos el contenido relevante de forma estructurada, señalamos opciones de actuación económicas y posibles puntos de negociación, creando así una base sólida para las conversaciones con los fabricantes o socios.

Déjenos optimizar sus costes de TI de forma específica.

Ya se trate de una renovación de contrato, una nueva adquisición o un cambio en los modelos de licencia: le ayudamos con una evaluación independiente y estructurada.

TU PERSONA DE CONTACTO

Siegfried Kern, director de IPS | Servicios de adquisición de TI