Gebruikte Microsoft licenties

Wettelijk conform en betaalbaar: Microsoft CAL van Soft & Cloud

Een Client Access Licence, of kortweg (Microsoft) CAL, is de toegangslicentie die nodig is voor directe of indirecte toegang tot een Microsoft server, zelfs als de server zelf (of het serverbesturingssysteem) al gelicentieerd is.

Vooral voor kleine en middelgrote bedrijven is het een organisatorische en financiële uitdaging om Microsoft CAL licenties up-to-date te houden met alle operationele veranderingen - bijvoorbeeld veranderingen in hardware of virtualisatie - en om noodzakelijke herlicenties net zo snel uit te voeren als het annuleren van CAL licenties die Microsoft niet langer nodig heeft.

Waar staat CAL voor?

Een Client Access Licence is een clienttoegangslicentie, d.w.z. een vergoeding die een gebruiker of apparaat het recht geeft op toegang tot een server. Bij Microsoft zijn CAL's een elementair onderdeel van het licentiemodel voor Microsoft-servers. Naast de respectieve softwarelicentie voor het gebruik van de server, zijn ze vereist voor wettelijk conforme bedrijfsvoering. Een voldoende aantal CAL's is daarom de voorwaarde voor u en uw werknemers (met User CAL's) of klanten (met Device CAL's) om Microsoft-servers op een wettelijk conforme en controleerbare manier te kunnen bedienen.

Wat is een Microsoft CAL?

Een Microsoft CAL Licentie is vereist voor elke gebruiker en elk apparaat dat direct of indirect toegang heeft tot een server met een Microsoft serverbesturingssysteem. Er zijn verschillende licentiemodellen en CAL's mogelijk voor Microsoft CAL-licenties, afhankelijk van de serverinfrastructuur die in het bedrijf wordt gebruikt, bijvoorbeeld Windows server, Exchange server of SQL server. Een Microsoft RDS User CAL is ook vereist voor Remote Desktop Services (RDS).

Een Microsoft RDS CAL moet expliciet worden opgeslagen voordat een nieuwe gebruiker of client wordt aangemaakt of geactiveerd. Alleen dan kan een verbinding met een RDS-sessiehost of terminalserver tot stand worden gebracht of kan het Windows-bureaublad of een geïnstalleerde toepassing worden benaderd via oplossingen van derden.

Microsoft CAL-prijzen voorzien in het permanente gebruik van CAL's. De licenties verlopen niet en hoeven niet verlengd te worden tegen betaling. Aan de ene kant betekent dit dat je alleen nieuwe CAL's hoeft aan te schaffen wanneer je een Microsoft server bijwerkt. Daarnaast kun je CAL's die je niet meer nodig hebt, bijvoorbeeld door structurele veranderingen in het bedrijf, gemakkelijk verkopen.

Aangezien er licentiemogelijkheden zijn voor veel Microsoft-servers, moet u van tevoren zorgvuldig overwegen welke CAL's en hoeveel u er nodig hebt in uw bedrijf. U kunt op elk moment CAL's toevoegen, wat nodig kan zijn wanneer u nieuwe werknemers aanneemt, het bedrijf virtualiseert of wijzigingen aanbrengt in de hardwarepool. Je kunt CAL's die je niet meer nodig hebt ook gewoon doorverkopen, waardoor je IT-kosten dalen. CAL's zijn onbeperkt geldig en zijn niet onderhevig aan slijtage of veroudering. Dit is nog een reden waarom het zinvol is om Microsoft CAL's niet bij de fabrikant zelf te kopen (waar ze aanzienlijk duurder zijn), maar bij Soft & Cloud. Hier betaalt u aanzienlijk minder en ontvangt u wettelijk conforme en controleerbare originele licenties - zonder beperkingen op de omvang van de services.

Welke CAL-modellen zijn beschikbaar?

In principe is een CAL van Microsoft verkrijgbaar in verschillende varianten. Een Microsoft User CAL biedt servertoegang voor één gebruiker op een eindapparaat. Een Microsoft Device CAL is gekoppeld aan een specifiek apparaat waarmee elke gebruiker in het bedrijf toegang heeft tot de server. RDS CAL‘s zijn nodig voor externe toegang zoals terminalservers – zelfs als een gebruiker bijvoorbeeld al een User CAL heeft voor servertoegang op kantoor. Er zijn ook zogenaamde 2Core CAL‘s beschikbaar voor Microsoft SQL Server, die geen licentie geven voor de apparaten of gebruikers die toegang hebben, maar voor de serverhardware zelf. Licenties worden daarom per core van de server uitgevoerd.

Device CAL – één apparaat, verschillende gebruikers

Een Device CAL bindt de licentie aan een apparaat dat door alle werknemers kan worden gebruikt. Deze vorm van licentiëring is altijd de beste keuze wanneer wisselende werknemers, bijvoorbeeld parttimers of ploegenarbeiders, clientverbindingen maken met een Microsoft server via een vaste pool van hardware (bijvoorbeeld centrale werkstations of lokale labelprinters).

User CAL – één gebruiker, verschillende apparaten

Microsoft Server User CAL's zijn precies het tegenovergestelde van apparaatlicenties omdat voor elke gebruiker een aparte CAL nodig is. De gebruiker kan dan clientverbindingen tot stand brengen en serverdiensten gebruiken op elk apparaat (bv. desktop pc, smartphone, printer, enz.). Omdat gebruikers-CAL's niet (permanent) gepersonaliseerd zijn, zijn ze overdraagbaar bij personeelswissels in het bedrijf.

Gemengde CAL's (gebruiker en apparaat)

Met Microsoft CAL Licensing is ook een gemengde licentie mogelijk, d.w.z. het gebruik van gebruikers- en apparaat-CAL's. Hierdoor kunnen bedrijven Microsoft CAL's zeer flexibel gebruiken. Deze aanpak wordt echter over het algemeen afgeraden omdat het de administratieve werklast aanzienlijk verhoogt: Voor elke audit moet je kunnen bewijzen dat alle gebruikers en apparaten die toegang hebben tot de server een CAL hebben - en dit is veel moeilijker met gemengde CAL's. Je kunt natuurlijk ook extra CAL's aanschaffen. Dit gaat echter gepaard met extra kosten, die je kunt vermijden met vraaggebaseerde licenties (alleen gebruikers- of apparaat-CAL's).

Wanneer heb ik welk type CAL nodig?

De beslissing of User CAL's of Device CAL's de meest kosteneffectieve optie zijn, hangt af van verschillende factoren. De licentievoorwaarden van Microsoft bepalen dat er een CAL beschikbaar moet zijn voor elk apparaat of gebruiker, en zelfs voor elke server die met een Microsoft-besturingssysteem werkt.

Dit geldt ook als u verschillende Microsoft-servers gebruikt in uw bedrijf. Voor elk servertype zijn namelijk aparte CAL's nodig om de licentieovereenkomsten met Microsoft niet te schenden. Bij Soft & Cloud bieden we u zowel User CAL's als Device CAL's voor verschillende types en versies van Microsoft-servers, die u bij ons kunt kopen tegen aanzienlijk lagere prijzen dan rechtstreeks bij Microsoft. Dit is al de moeite waard voor de eerste CAL en bespaart u nog meer naarmate u meer licenties nodig hebt in uw bedrijf. U kunt bij ons ook RDS CAL's en 2Core CAL's voor Microsoft SQL Server kopen als controleerbare originele licenties van Microsoft - maar tegen een veel lagere prijs.

Bij Soft & Cloud koopt u originele licenties van Microsoft waarmee u het recht op toegang tot de gelicentieerde server verwerft. De licenties zijn onbeperkt geldig en komen exact overeen met de CAL's die je rechtstreeks bij Microsoft kunt kopen. Het enige verschil is de prijs. Tijdens een audit zijn de licenties die je tweedehands bij Soft & Cloud koopt even geldig en rechtsgeldig als de licenties die je rechtstreeks bij Microsoft koopt. Het loont dus de moeite om bij de aanschaf van CAL's op de prijs te letten en licenties goedkoper bij Soft & Cloud aan te schaffen. Op die manier kunt u uw IT-budget behouden of verlagen en zit u aan de veilige kant tijdens audits.

Windows Server CAL's

Windows Server is een krachtig en efficiënt besturingssysteem voor servers, dat bijvoorbeeld gebruikt wordt voor mail- of printservers. Bij Soft & Cloud kun je zowel het besturingssysteem (in de versies Windows Server 2016, Windows Server 2019 en de huidige versie Windows Server 2022) als de Microsoft Server CAL's die je nodig hebt om het te gebruiken tegen bijzonder gunstige voorwaarden verkrijgen.

Exchange Server CAL's

Microsoft Exchange Server is een betrouwbaar platform voor de levering van berichten- en agendabeheer, contacten, planning en samenwerking in het bedrijf. Een Microsoft Windows serveromgeving is een vereiste voor gebruik en werking. Aan de clientzijde is ook de juiste software vereist, bijvoorbeeld Microsoft Outlook. Bij Soft & Cloud kan je gebruikte licenties kopen voor Microsoft Exchange Server 2016 of 2019 (telkens als standaard of enterprise versie). We bieden ook de benodigde CAL's (User CAL of Device CAL) tweedehands aan. Zo kunt u uw licentiekosten blijvend verlagen.

Microsoft SQL Server CAL's

Microsoft SQL Servers zijn een speciaal geval. Ze worden onder andere gebruikt om webtoepassingen toegang te geven tot een Microsoft SQL database. In dit geval is het niet mogelijk om ze duidelijk toe te wijzen aan de respectievelijke gebruiker of apparaat - tenzij de hele wereld gelicentieerd zou worden. Daarom is het voor Microsoft SQL Server ook mogelijk om licenties per serverkern te verstrekken, naast de gebruikers-CAL's of apparaat-CAL's (d.w.z. server + CAL) die al zijn uitgelegd.

Server + CAL-licenties zijn vooral handig voor kleine bedrijven, omdat de kosten voor licenties voor het serverbesturingssysteem op gebruikers- of apparaatbasis aanzienlijk lager zijn dan een licentie per core voor de server. Met dit licentiemodel (2Core) worden 2 processorkernen gelicentieerd; er moeten echter minstens 4 kernen worden gelicentieerd per fysieke processor van de server. Als je bijvoorbeeld een server met 2 processors en elk 8 cores gebruikt, heb je in totaal 8 2Core-licenties nodig voor core-gebaseerde licenties.

Dit licentiemodel wordt daarom vooral aanbevolen voor grotere bedrijven waar veel werknemers of apparaten tegelijkertijd toegang hebben tot de server. Vanaf een bepaalde grootte is het gunstiger om de cores te licenseren dan de gebruikers of apparaten.

Als de Microsoft SQL Server ook wordt benaderd via een webtoepassing (bijvoorbeeld via een webshop of serviceportal die door het bedrijf zelf wordt geëxploiteerd en gehost), is een 2Core-licentie altijd noodzakelijk, ongeacht de grootte van het bedrijf. In dit geval zijn de eerder aangeschafte user/device CAL's echter niet langer nodig en kunnen ze worden verkocht aan Soft & Cloud.

Microsoft Remote Desktop Services CAL's

Met een Microsoft RDS CAL Licentie per apparaat worden de licenties fysiek toegewezen aan elk apparaat. De CAL's worden bijgehouden door de licentieserver, ongeacht het lidmaatschap van Active Directory. Er is geen risico op een te grote toewijzing van RDS CAL's: Zodra alle beschikbare licenties op de licentieserver opgebruikt zijn, kunnen geen clients meer inloggen op een Remote Desktop Session Host-server.

Met een Microsoft RDS CAL-licentie die gebonden is aan de gebruiker, daarentegen, wordt de licentie toegewezen in de Active Directory en bijgehouden door de licentieserver zoals een apparaat CAL. Deze RDS licenties kunnen echter niet gevolgd worden binnen een werkgroep en kunnen niet ingetrokken worden. Het is echter wel mogelijk om een licentie weer vrij te geven nadat de gebruiker een bepaalde tijd inactief is geweest en deze dan over te dragen aan een andere gebruiker.

Conclusie: CAL's en RDS CAL's zijn absoluut essentieel voor de wettelijk conforme werking van Microsoft servers

Als u een of meer serverbesturingssystemen van Microsoft gebruikt, moet u naast een licentie voor het betreffende programmapakket ook een voldoende aantal Microsoft CAL's aanschaffen. Als uw bedrijf door Microsoft wordt geïnspecteerd als onderdeel van een IT-audit en er wordt ontdekt dat u niet voldoende user/device CAL's hebt, kan dit duur zijn. Dit komt omdat je dan de ontbrekende CAL's moet kopen tegen de hogere prijzen van Microsoft.

Beter, want goedkoper, zijn gebruikte Microsoft CAL's van Soft & Cloud, die je bij ons kunt krijgen in elke variant, voor elk Microsoft server OS en in elke gewenste hoeveelheid. Dit zijn originele CAL's van Microsoft, die we onder andere terugkopen van klanten. De CAL's waren niet meer nodig omdat de klanten bijvoorbeeld waren overgestapt op een nieuwere versie van het besturingssysteem of hun bedrijfsvoering structureel hadden aangepast. Deze procedure is wettelijk toegestaan en niet ongebruikelijk. Het stelt kleine en middelgrote bedrijven onder andere in staat om professionele, geavanceerde en krachtige serversoftware te implementeren en te gebruiken.

Veelgestelde vragen en antwoorden

Wanneer zijn server CAL's nodig?

Als u een Microsoft SQL Server gebruikt, moet u hiervoor een voldoende aantal CAL's aanschaffen. Met SQL Server Standard zijn individuele user/device CAL's of als 2Core CAL's mogelijk. Met de SQL Server Enterprise-versie is CAL-licensing alleen mogelijk via "Pre Core Licensing", d.w.z. licensing per core.

Hoe werken user CAL's?

Een user CAL of gebruikers-CAL is een licentie voor een Microsoft-server die een met naam genoemde gebruiker toegang geeft tot en gebruik laat maken van de server. Toegang wordt dus per gebruiker gelicentieerd; er is geen beperking op de apparaten die hiervoor worden gebruikt.

Hoe werken apparaat-CAL's?

Device CAL's geven een licentie voor het gebruik van een specifiek apparaat dat toegang heeft tot een Microsoft server in een bedrijfsnetwerk en services op de server gebruikt. Een voorbeeld hiervan is een netwerkprinter die door verschillende gebruikers wordt beheerd en gebruikt.