Gebruikte Microsoft licenties

Goedkoper, legaal en als nieuw - gebruikte Windows Server CAL

Microsoft Windows Server is een betrouwbaar en volwassen besturingssysteem voor servers dat wordt gebruikt door zowel kmo's als internationale bedrijven. Voor een legale werking moet echter niet alleen een licentie worden gekocht voor het besturingssysteem zelf, maar ook voor het gebruik ervan, een zogenaamde Windows Server CAL (Client Access License). Deze licentie moet worden aangeschaft en geverifieerd voor elke gebruiker die toegang heeft tot de server of de daarop geïnstalleerde services (User CAL voor Windows Server). U kunt ook een Windows Server CAL kopen en gebruiken voor elk apparaat dat toegang heeft tot de server (Device CAL).

Omdat het onderwerp Windows Server CAL's vaak als zeer complex en ingewikkeld wordt ervaren, niet alleen door IT-leken, hebben we hier de belangrijkste informatie over Windows Server CAL's voor u verzameld. Als u nog vragen hebt over licenties, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Wat is een Windows Server CAL?

Voor de licentiëring van zijn besturingssystemen voor servers rekent Microsoft niet enkel licentiekosten aan voor het besturingssysteem, zoals bijvoorbeeld gebruikelijk is voor Windows 10 of 11 of voor toepassingen uit de Office-familie. In plaats daarvan moeten bedrijven een Windows Server CAL-licentie kopen voor elke gebruiker of elk apparaat.

Een CAL voor Windows Server is echter alleen geldig voor de versie van Windows Server waarvoor deze is aangeschaft. Het is echter mogelijk om toegang te krijgen tot en gebruik te maken van oudere Windows Server-versies zoals Windows Server 2019 of 2016 met bijvoorbeeld een Windows Server 2022 CAL. Oudere versies van de serversoftware kunnen dus worden gebruikt met een CAL voor een nieuwere versie. In het tegenovergestelde geval is er echter een volledig nieuwe licentie nodig. Een CAL Windows Server 2019 is dus niet voldoende als het bedrijf overstapt op de nieuwste versie. In plaats daarvan is een CAL voor Windows Server 2022 vereist. In dit geval kan de Windows Server 2019 CAL verkocht worden aan bijvoorbeeld Soft & Cloud om de kosten van de IT-migratie te beperken.

Licentieoverzicht van Windows Server CAL’s

Er worden verschillende CAL-varianten aangeboden voor Windows Server: Een Windows Server 2022 User CAL licenseert één gebruiker die hiermee op elk apparaat toegang heeft tot de Windows Server. De licentie wordt dus gekocht voor een specifieke gebruiker die is opgeslagen in het systeem en die vervolgens toegang heeft tot de server en gebruik kan maken van de services via een willekeurig aantal verschillende apparaten.

Een Microsoft Windows Server 2022 Device CAL daarentegen geeft een licentie voor toegang tot de server via een specifiek apparaat, ongeacht welke gebruikers toegang hebben tot dit apparaat.

Om het nog eens te benadrukken: zowel de User CAL als de Device CAL zijn geldige en wettelijk conforme Microsoft Windows Server CAL's. Beide machtigen de gebruiker om toegang te krijgen tot de server via een aantal verschillende apparaten. Beide geven de gebruiker voor onbepaalde tijd en in onbeperkte hoeveelheden toegang tot de server en gebruik van de services - slechts één keer als gebruiker en één keer als apparaat.

Als een werknemer echter niet alleen op kantoor toegang heeft tot een Windows server, maar ook via Remote Desktop Services (RDS), bijvoorbeeld via een terminal server op reis of vanuit het thuiskantoor, dan is een User CAL alleen niet voldoende. In dit geval moet een extra RDS User CAL worden aangeschaft om deze externe toegang te licenseren. Ook hier geldt: de RDS CAL moet geldig zijn voor de serverversie; met een Microsoft Windows Server 2019 RDS User CAL is toegang tot Windows Server 2022 bijvoorbeeld niet mogelijk of toegestaan, omdat hiervoor een Windows Server 2022 RDS CAL voor deze gebruiker nodig is.

Technisch gezien voorkomen echter alleen RDS Device CAL‘s overmatige toewijzing, omdat deze – net als de RDS User CAL‘s – worden opgeslagen en toegewezen op de licentieserver. Dit voorkomt dat extra clients zich kunnen aanmelden op de RD sessie host server zonder een geldige RDS Device CAL, wat perfect mogelijk zou zijn met een RDS User CAL, maar in strijd is met de licentieovereenkomst met Microsoft.

Welke Windows Server CAL‘s zijn nodig voor mijn bedrijf?

In principe moet de toegang tot een Microsoft Windows Server worden gelicentieerd met CAL's. De CAL's zijn geldig voor onbepaalde tijd en kunnen eenvoudig worden doorverkocht als ze niet langer nodig zijn. Toch moeten bedrijven van tevoren bedenken welke en hoeveel CAL's ze nodig hebben om te voorkomen dat ze te weinig licenties aanschaffen of dat ze te veel CAL's kopen, waardoor ze kapitaal vastleggen zonder dat dit echt nodig is voor een server die aan de wettelijke eisen voldoet.

Het licentiebeleid van Microsoft geeft klanten de vrijheid om te kiezen of ze CAL's kopen voor hun netwerkapparaten of voor de respectievelijke gebruikers. Gemengd gebruik van gebruikers-CAL's en apparaat-CAL's is ook mogelijk en toegestaan, maar niet altijd verstandig, omdat dit de administratieve werklast bij IT verhoogt. Bovendien bestaat er bij een dergelijke gemengde CAL-structuur een algemeen risico op overlicenties, d.w.z. meer CAL's aanschaffen dan nodig is voor het bedrijf en de huidige gebruikers- of apparaatstructuur. Het is daarom raadzaam om een licentiemodel te kiezen en dit consequent te gebruiken binnen het bedrijf.

Het gebruik van gebruikers-CAL's wordt altijd aanbevolen als er meer netwerkcompatibele apparaten zijn dan gebruikers in het bedrijf. Aangezien steeds meer apparaten in een netwerk kunnen worden geïntegreerd en netwerkfuncties kunnen gebruiken, is de Windows Server User CAL de economisch gunstigere optie, vooral voor kleine bedrijven. Multifunctionele apparaten, netwerkprinters, scanners, mailservers of een servergebaseerd tijdregistratiesysteem hebben elk hun eigen Device CAL nodig, en als dit apparaten zijn die ook via RDS bestuurd worden, zijn de overeenkomstige RDS Device CAL's ook nodig. Als het aantal van deze apparaten groter is dan het aantal werknemers (denk ook aan investeringen die al gepland zijn op IT-gebied), dan moet u beslissen om User CAL's aan te schaffen.

Apparaat-CAL's zijn daarentegen geschikt voor bedrijven met meer gebruikers dan apparaten. Een typisch voorbeeld hiervan zijn gecentraliseerde werkstations in het bedrijf die in verschillende ploegen door wisselende werknemers worden gebruikt. Bedrijven die gebruik maken van een grote groep werknemers op parttime of mini-job basis zijn ook vaak beter gediend met apparaat CAL's, omdat er anders voor elke werknemer een aparte Gebruikers CAL zou moeten worden aangeschaft en beheerd.

Met RDS CAL's is gemengd gebruik van User CAL's en Device CAL's ook mogelijk. Omdat deze echter moeten worden opgeslagen en toegewezen op de licentieserver, adviseren wij onze klanten om te kiezen voor één licentietype. Dit zorgt voor minder administratieve rompslomp en voorkomt over- of onderlicensering en de mogelijke problemen die daaruit kunnen voortvloeien. Ze kunnen ook snel en kosteneffectief een aantal ontbrekende licenties bij Soft & Cloud bijbestellen, bijvoorbeeld om een licentiekloof te dichten die is vastgesteld voor een komende audit door Microsoft en zo verdere gevolgen te voorkomen.

We adviseren onze klanten altijd om voldoende CAL's aan te schaffen bij de aanschaf van een Microsoft Windows Server-licentie. U kunt deze op elk moment en in elke gewenste hoeveelheid aanschaffen tegen voordelige prijzen bij Soft & Cloud en zo snel licentiegaten in uw bedrijf dichten.

Conclusie: U kunt niet zonder Windows Server CAL's - dus bespaar geld met gebruikte CAL's van Soft & Cloud

Om Microsoft Windows Server legaal en audit-proof te gebruiken, moet u uw medewerkers of apparaten uitrusten met geldige CAL's. Om u te helpen uw IT-kosten onder controle te houden, kunt u gebruikte gebruikers- of apparaat-CAL's voor Windows Server 2019 en andere serverversies van Soft & Cloud kopen tegen aanzienlijk gunstigere voorwaarden. De CAL's bieden dezelfde omvang van licenties en zijn gemakkelijk te herkennen tijdens audits. Dit zijn originele licenties die je in dezelfde vorm ook rechtstreeks bij Microsoft kunt kopen - alleen tegen veel hogere prijzen.

Bij Soft & Cloud kun je CAL's verkrijgen voor Microsoft Server 2016, 2019 en 2022 voor zowel gebruikers als apparaten. We kunnen je ook RDS CAL's aanbieden voor gebruikers en apparaten voor deze serverversies.

In alle gevallen gaat het om geldige licenties uitgegeven door Microsoft, die wij wereldwijd inkopen en vervolgens tegen aanzienlijk lagere prijzen aanbieden. Aangezien deze licenties geldig zijn zolang de overeenkomstige server door Microsoft wordt ondersteund, hoef je je geen zorgen te maken over slijtage of iets dergelijks - want net als gebruikte software verouderen CAL's niet, verliezen ze geen functies en veranderen ze niet van kwaliteit wanneer ze worden gekocht of verkocht.